Wat houdt de tone of voice in?
De tone of voice verwijst naar de manier waarop iets wordt gezegd of geschreven.
Het is belangrijk om de juiste tone of voice te gebruiken in communicatie om de boodschap op de juiste manier over te brengen en de gewenste reactie bij de luisteraar of lezer te verkrijgen.
In de zakelijke en marketingwereld is het verwarrend dat de term ’tone of voice’ betrekking heeft op geschreven – en niet op gesproken – woorden. De tekstuele inhoud van een bedrijf, waaronder de website, social media, e-mails en verpakkingen, wordt beïnvloed door de tone of voice.
Waarom is de tone of voice belangrijk?
De tone of voice is belangrijk om dat het de emotie en de houding van de schrijver weergeeft. Daardoor kan het bijdragen aan de manier waarop een boodschap wordt begrepen en ontvangen door de lezer. Hieronder hebben we nog meer voordelen voor je opgesomd.
Het is een uitdrukking van de mensen achter het merk
Een tone of voice belichaamt en drukt de persoonlijkheid en de waarden van het merk uit. Het gaat om de mensen die het merk vormen – de dingen die hen drijven en wat ze met de wereld willen delen.
Het zorgt ervoor dat je je onderscheidt van de rest
Bij het bepalen van de tone of voice is het belangrijk dat die onderscheidend, herkenbaar en duidelijk is. Dit lijkt op een hele klus, totdat we kijken naar het gebruik van onze eigen taal in het dagelijks leven.
Iedereen gebruikt namelijk zijn eigen unieke taal. Natuurlijk zijn cultuur en accent de belangrijkste factoren voor het begrijpen van elkaar. Maar iedereen heeft zijn eigen schrijfstijl. Denk bijvoorbeeld aan je favoriete uitdrukkingen.
Het stimuleert vertrouwen
Er is een groot verband tussen bekendheid en vertrouwen volgens het boek ‘Invloed: de geheimen van het overtuigen’ van Robert Cialdini.
Wij voelen ons namelijk eerder op ons gemak bij iets bekends omdat het weinig mentale inspanning vergt.
Het is dus belangrijk dat je bedrijf consequent is in zijn taalgebruik, zodat het vertrouwd raakt bij de klant. Het bepalen van de juiste tone of voice is daarbij erg belangrijk.
Het stimuleert dus onbewust de vertrouwen bij de lezer. Voor meer tips om het onbewuste te beïnvloeden kun je het artikel over neuromarketing lezen.
Het kan worden toegepast om mensen te overtuigen en te beïnvloeden.
Mensen onthouden niet altijd wat je zegt of zelfs wat je doet, maar ze onthouden hoe je hen liet voelen.
Een bepaald gevoel wordt vaak opgewekt door de manier waarop wij dingen zeggen. Mensen kunnen namelijk erg gevoelig zijn als het om taalgebruik gaat. Bovendien vormen zij vaak een mening over anderen zodra ze hun woorden horen of lezen.
Zo kan een simpel verzoek uitgedrukt worden op verschillende manieren:
“Heb je toevallig een pen die ik kan lenen?”
“Heb je een pen die ik kan lenen?”
“Geef me die pen eens aan.”
Mensen kunnen overtuigd of beïnvloed worden door zorgvuldig gekozen woorden. Daarom spreken politici bijvoorbeeld vaak in weinig, eenvoudige zinnen. Daardoor willen zij eerlijkheid en waarheden uitdragen.
Bovendien zijn financiële dienstverleners zijn er van beschuldigd opzettelijk vakjargon te gebruiken om een superioriteitscomplex over te brengen.
Het is belangrijk dat de tone of voice voor het grootste deel onopgemerkt zijn. Het doel is namelijk dat je doelgroep jouw bedrijf complimenteert en niet jouw schrijfstijl.
Laten we nu verder gaan, zodat jij de tone of voice voor jouw bedrijf kunt bepalen.
Stap 1: Begin bij je kernwaarden
De tone of voice is een uitdrukking van de waarden en denkwijze van een bedrijf. Deze toon kan niet zomaar worden verzonnen of volledig gebaseerd zijn op een trend. In plaats daarvan moet het voortkomen uit het bedrijf dat je op dit moment bent.
Daarom is het belangrijk dat je jouw kernwaarden gaat definiëren. Wat maakt jouw bedrijf uniek en waar staat jouw merk/bedrijf voor?
Een manier om daarachter te komen is door het maken van een mission statement.
Een mission statement maken
Een mission statement is een beknopte en duidelijke beschrijving van de doelstellingen van een organisatie of bedrijf. Het is bedoeld om de doelstellingen van de organisatie over te brengen aan het personeel, de klanten en je doelgroep.
Sterke mission statements geven antwoord op het volgende:
- Wat zijn je doelstellingen?
- Hoe wil jij je doelstellingen bereiken?
- Wie is je doelgroep?
- Waar wil je dat je bedrijf bekend om staat?
Er zijn veel verschillende voorbeelden van mission statements. Hier zijn enkele voorbeelden:
- Google: “To organize the world’s information and make it universally accessible and useful.”
- Coca-Cola: “To refresh the world, to inspire moments of optimism and happiness, and to create value and make a difference.”
- Nike: “To bring inspiration and innovation to every athlete in the world.”
- IKEA: “To create a better everyday life for the many people.”
Zoals je ziet, zijn mission statements vaak kort en bondig, en richten ze zich op het doel van de organisatie en de waarden die daarbij belangrijk zijn. Ze dienen als leidraad voor de beslissingen en activiteiten van de organisatie.
Stap 2: Bepaal je tone of voice
Er zijn verschillende dimensies waarmee de tone of voice van een organisatie kan worden omschreven. Dit zijn vaak de volgende vier dimensies:
Formeel vs. informeel: Dit betreft de mate waarin de communicatie formeel of informeel is. Een formele tone of voice komt bijvoorbeeld vaak voor in officiële documenten en juridische teksten, terwijl een informele tone of voice meer geschikt is voor sociale media en conversaties met klanten.
Professioneel vs. persoonlijk: Dit betreft de mate waarin de communicatie professioneel of persoonlijk is. Een professionele tone of voice is meer geschikt voor zakelijke situaties, terwijl een persoonlijke tone of voice meer geschikt is voor sociale media en andere informele communicatie.
Formeel vs. emotioneel: Dit betreft de mate waarin de communicatie formeel of emotioneel is. Een formele tone of voice houdt zich meer aan de feiten en cijfers, terwijl een emotionele tone of voice meer gericht is op het aanspreken van gevoelens en emoties van de doelgroep.
Serieuze vs. luchtige: Dit betreft de mate waarin de communicatie serieus of luchtig is. Een serieuze tone of voice is meer geschikt voor serieuze onderwerpen en situaties, terwijl een luchtige tone of voice meer geschikt is voor informele en leuke onderwerpen.
Het is belangrijk om de tone of voice van een organisatie te bepalen en vast te leggen, zodat medewerkers en andere belanghebbenden weten hoe ze zich in hun communicatie met de doelgroep moeten presenteren
Observeer je concurrenten
Laten we het hebben over hoe je je tone of voice aanpast aan je doelgroep nu je begrijpt hoe je de tone of voice kunt bepalen.
Klanten verwachten dat merken zich bewust zijn van hun wensen en behoeften. Ontdekken welke sociale media kanalen je klanten gebruiken en hoe ze met elkaar communiceren is een geweldige aanpak om ze te leren kennen.
Ontdek op welke kanalen je doelgroep actief is.
Rechtstreeks naar de bron gaan, of dat nu Facebook, Instagram, TikTok, Reddit of een ander platform is, is de beste manier om dit te doen.
Maar hoe kun je ontdekken welke websites je doelgroep bezoekt? Begin met zoeken op Google.
Gebruik de “site search” benadering, die als volgt verschijnt: site: www.website.nl jouw merk/product hier
Google toont alleen resultaten van de sites die je opneemt als je op deze manier zoekt.
Zoek op meerdere websites door er een “OR” tussen te zetten.
Dus als je wilt zien wat mensen zeggen over Adidas op Facebook en Instagram, zou het er als volgt uitzien:
Besteed wat tijd aan het onderzoeken van je bevindingen en het maken van aantekeningen. Welke positieve opmerkingen worden gemaakt? Wat zijn de nadelen? Zijn er trends?
Deze informatie kun je gebruiken om je tone of voice in het algemeen aan te passen of zelfs om social media content te creëren.
Als je merk nieuw is of deze methode niet veel resultaten oplevert, kun je proberen te zoeken met de namen van de merken van je concurrenten.
Als je weet waar je doelgroep online tijd doorbrengt, kun je aandacht besteden aan hun taalgebruik en daar inspiratie uit putten.
Facebookgroepen kunnen een schat aan kennis bevatten.
Wanneer je de meningen van je klanten op sociale media onderzoekt, houd dan de volgende vragen in gedachten:
- Maken ze gebruik van emoji’s?
- Welk jargon gebruiken ze?
- Hebben ze directe interactie met merken?
- Tot welke generatie behoren ze?
- Wat interesseert hen?
- Waar hebben ze bezwaar tegen?
Dezelfde vragen beantwoorden over de doelmarkten van je concurrenten is ook een slim idee. Ontdek uit hun vroegere prestaties en mislukkingen wat geschikt zou zijn voor jouw doelgroep.
Stap 4: Richtlijnen voor de tone of voice te bepalen en te implementeren
Het bepalen van vastgestelde merkregels is de eerste stap in het succesvol implementeren van je tone of voice. Herzie ze om de zoveel tijd, vooral als je doelgroep is veranderd.
Begin met het schrijven van je richtlijnen in de tone of voice van het merk die je hebt gedefinieerd – zo creëer je een perfect voorbeeld van correct gebruik tijdens het schrijven.
Neem zowel correcte als incorrecte voorbeelden van je tone of voice op om je teamleden te laten zien wat ze moeten doen en wat ze moeten vermijden.
Het is belangrijk dat jouw interne richtlijnen het volgende bevatten:
- Een beschrijving van je doelmarkt en hun stem
- De manier waarop je bedrijf zijn klanten behandelt (hoe formeel of informeel je moet zijn)
- De belangrijkste waarden van je merk
- Een beschrijving van je missie.
- De structuur van je boodschap
- Te gebruiken woordenschat
- Te vermijden woordenschat
- Grammaticaregels
Contact
Zijn er nog onduidelijkheden betreft het bepalen van jouw tone of voice? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Onze specialisten staan klaar om jou advies op maat te geven.
